Lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh

Tiêu đề phải rõ ràng

Trên thực tế, khi gửi và trả lời email tiếng Anh, bạn vẫn rơi vào một trong ba trường hợp:

Hoàn toàn không có tiêu đ.
Viết tiêu đề của bạn trong một câu dài.
Chỉ một từ “Re: …” hoặc quá ngắn.

Những lỗi nhỏ nhặt như vậy có thể khiến email của bạn lọt vào vô số email công việc, hoặc tự động nằm vào mục thư spam của người nhận. Để tránh điều này, hãy luôn chọn dòng tiêu đề phù hợp, thường là một cụm danh từ, dài không quá 50 ký tự và là phần tóm tắt nội dung chính của email.

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng

Tùy thuộc vào tính chất của email là trang trọng (formal) hay thân mật (informal), và mức độ thân thiết giữa người gửi và người nhận, lời chào mở đầu email sẽ biến đổi cho phù hợp.

Trang trọng (Formal): Đây là cách thường sử dụng khi người viết liên lạc với người nhận lần đầu.

Dear Mr./Mrs./Ms. [Last name] hoặc [First name] + [Last name] (đối với người nước ngoài) (*)
Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên đệm] + [Tên chính] hoặc [Tên chính] + [Họ] (đối với người Việt Nam)
Dear Sir (dành cho nam)/Madam (dành cho nữ) (**)

Ví dụ:

Gửi cho người nước ngoài tên là Tom Holland: “Dear Mr. Holland” hoặc “Dear Mr. Tom Holland”.
Gửi cho người Việt Nam tên Trần Anh Huy: “Dear Mr. Anh Huy” hoặc “Dear Mr. Huy Trần”.

Bán trang trọng (Semi-formal): Cách này ít trang trọng hơn cách ở trên. Người viết nên dùng cách này khi hai người đã thoải mái với việc gọi nhau bằng tên (đã quen hoặc gặp nhiều lần).

Dear [First Name] hoặc anh/chị/bạn + [Tên]

Ví dụ:

Gửi cho người nước ngoài tên là Tom Holland: “Dear Tom”
Gửi cho người Việt Nam tên Trần Anh Huy: “Dear (anh) Huy”

Thân mật (Informal): Cách này rất thân mật, chỉ sử dụng khi người nhận là bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp đã rất thân thuộc.

Hi/Hello + [First name]/[Tên]

Ví dụ:

Gửi cho người nước ngoài tên là Tom Holland: “Hi/Hello Tom”
Gửi cho người Việt Nam tên Trần Anh Huy: “Hi/Hello (anh) Huy”

Lưu ý:

Sử dụng “Mr.” với người đàn ông (bất kể tình trạng hôn nhân như thế nào). Sử dụng “Miss” với người phụ nữ chưa kết hôn. “Mrs.” với người phụ nữ đã kết hôn. Tuy nhiên nếu trong trường hợp người viết không chắc về tình trạng hôn nhân của người nhận hoặc không muốn đề cập tới thì có thể dùng chung là “Ms.”
“Sir” và “Madam” là cách gọi rất trang trọng trong tiếng Anh. “Sir” là “quý ông”, “Madam” là “quý bà”. Vì tính chất trang trọng này nên người viết nên lưu ý về việc sử dụng hai từ này trong viết email sao cho phù hợp với hoàn cảnh của email cần viết.

Hãy cám ơn người nhận ở đầu email

Cho dù bạn đang viết email cho nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng thì dòng cám ơn sẽ là một tín hiệu cho thấy thiện ý của bạn. Ví dụ: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi). Sự cám ơn ngay phần đầu email là một việc nên tuân thủ, vì nó giúp người đọc cảm thấy thoải mái, dễ dàng tiếp nhận các thông tin ở phần sau và bạn cũng tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn.

Nêu rõ mục đích gửi email của bạn

Sau khi bắt đầu các thủ tục mang tính thông lệ và lịch sự, bạn hãy đề cập đến mục đích của mình ngay. Điều này giúp email đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man và cũng tiết kiệm thời gian của cả bạn và người đọc email. Bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)

Sau câu đầu tiên về mục đích, bạn có thể chuyển hẳn sang các nội dung chính của email. Nên nhớ sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng, một nghĩa. Đồng thời lưu ý đến các lỗi chính tả, ngữ pháp và quy tắc chấm câu. Email trang trọng trong công việc nên hạn chế việc viết tắt, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”.

Kết thúc email bằng lời cảm ơn

Lời cảm ơn là một phần quan trọng của email, vì vậy hãy luôn kết thúc email bằng lời cảm ơn. Điều này thể hiện sự trân trọng của bạn đối với người nhận và giúp bạn kết thúc email một cách chuyên nghiệp.

Ví dụ:

“Thank you for your patience and cooperation” (Cám ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị);

“Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này).

Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như:

“If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết)

“I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).

Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký

Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Bước cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn học sinh bắt đầu phát triển kỹ năng viết email bằng Tiếng Anh một cách hiệu quả. Đừng quên liên hệ với chúng tôi để được cung cấp các thông tin bổ ích và tìm hiểu các khóa học phù hợp cùng đội ngũ chuyên viên tư vấn của NGG nhé.

Tư vấn cùng Nguyễn Gia Global (NGG)

Hãy liên hệ với NGG nếu bạn đang cần biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ theo:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN NGUYỄN GIA GLOBAL (NGG)
Trụ sở chính: Khu đấu giá Tân Triều, Hà Nội
Điện thoại: 091.616.1083
Website: https://nggvisa.com/
Facebook: https://www.facebook.com/nggvisa/